একটি নির্মাণ প্রকল্প তার সমস্ত টাকা প্রথম দিনেই খরচ করে না।
প্রকল্পের পুরো সময় জুড়েই অর্থের প্রয়োজন হয়।
ফাউন্ডেশনের জন্য উপকরণ ও শ্রমের প্রয়োজন হয়। কাঠামোগত কাজের জন্য আরও এক দফা তহবিলের প্রয়োজন হয়। পরবর্তীতে, ইলেকট্রিক্যাল, প্লাম্বিং, ফিনিশিং এবং অন্যান্য ধাপের জন্য অতিরিক্ত পেমেন্টের প্রয়োজন হয়।
যখন একাধিক ব্যক্তি যৌথভাবে সম্পত্তির মালিক হন, তখন প্রতিটি সহ-মালিকের কাছ থেকে এই তহবিল সংগ্রহের জন্য প্রকল্পের একটি নির্ভরযোগ্য পদ্ধতির প্রয়োজন হয়।
এখানেই একটি ডিপোজিট শিডিউল কার্যকর হয়।
একটি ডিপোজিট শিডিউল হল তহবিলের জন্য একটি সুসংগঠিত আহ্বান যা নির্ধারণ করে কখন অর্থ সংগ্রহ করতে হবে, কত টাকা প্রয়োজন এবং সেই পরিমাণ প্রকল্পের সহ-মালিকদের মধ্যে কীভাবে বিতরণ করা হবে।
একটি অনানুষ্ঠানিক বার্তা পাঠানোর পরিবর্তে, যেমন:
"সবাই অনুগ্রহ করে পরবর্তী নির্মাণ পর্বের জন্য টাকা জমা দিন।"
প্রকল্পটি স্পষ্ট পরিমাণ, তারিখ এবং পেমেন্টের অবস্থা সহ একটি আনুষ্ঠানিক তহবিল সংগ্রহ শিডিউল তৈরি করতে পারে।
ডিপোজিট শিডিউল কী?
একটি ডিপোজিট শিডিউল একটি প্রকল্পের জন্য একটি নির্দিষ্ট তহবিলের প্রয়োজনীয়তা নির্ধারণ করে।
এতে অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে:
- একটি শিডিউলের নাম
- বিবরণ
- শুরুর তারিখ
- শেষ তারিখ
- মোট তহবিলের প্রয়োজনীয়তা
- ডিপোজিটের ধরন
- প্রতি সদস্যের বরাদ্দ
- পেমেন্টের অগ্রগতি
- বকেয়া পরিমাণ
- সংশ্লিষ্ট নির্মাণ মাইলফলক
উদাহরণস্বরূপ:
স্ট্রাকচারাল কাজের জন্য — তহবিল সংগ্রহ শিডিউল
তহবিলের প্রয়োজনীয়তা: $200,000
সংগ্রহের সময়কাল: সেপ্টেম্বর ১ – সেপ্টেম্বর ৩০
মোট পরিমাণ তারপর প্রকল্পের মালিকানা নিয়ম অনুযায়ী সহ-মালিকদের মধ্যে বিতরণ করা হয়।
প্রত্যেক সদস্য একটি ব্যক্তিগত বরাদ্দ পান।
| সহ-মালিক | বরাদ্দ | পরিশোধিত | বকেয়া |
|---|---|---|---|
| মালিক A | $80,000 | $80,000 | $0 |
| মালিক B | $60,000 | $45,000 | $15,000 |
| মালিক C | $40,000 | $40,000 | $0 |
| মালিক D | $20,000 | $10,000 | $10,000 |
| মোট | $200,000 | $175,000 | $25,000 |
এখন প্রকল্পের তার সংগ্রহের অবস্থা সম্পর্কে একটি স্পষ্ট চিত্র আছে।
কেন নির্মাণ প্রকল্পের একাধিক তহবিল আহ্বানের প্রয়োজন হয়?
নির্মাণ ব্যয় বিভিন্ন ধাপে ঘটে।
একটি প্রকল্প নিম্নলিখিত ধাপগুলির মধ্য দিয়ে যেতে পারে:
- সাইট প্রস্তুতি
- ফাউন্ডেশন
- স্ট্রাকচারাল কাজ
- ইটের কাজ
- ইলেকট্রিক্যাল এবং প্লাম্বিং
- প্লাস্টারিং
- ফ্লোরিং
- ফিনিশিং
- বাইরের কাজ
প্রতিটি ধাপের জন্য ভিন্ন ভিন্ন তহবিলের প্রয়োজন হতে পারে।
উদাহরণস্বরূপ:
ফাউন্ডেশন
খনন, রিইনফোর্সমেন্ট, কংক্রিট এবং শ্রমের জন্য তহবিলের প্রয়োজন হয়।
স্ট্রাকচারাল কাজ
কলাম, স্ল্যাব, রিইনফোর্সমেন্ট এবং অন্যান্য স্ট্রাকচারাল উপকরণের জন্য অতিরিক্ত তহবিলের প্রয়োজন হয়।
ফিনিশিং
পরে টাইলস, দরজা, ফিক্সচার, পেইন্টিং এবং অন্যান্য ফিনিশিং কাজের জন্য তহবিলের প্রয়োজন হতে পারে।
একবারে পুরো আনুমানিক নির্মাণ খরচ সংগ্রহ করার পরিবর্তে, প্রকল্পটি তার তহবিলের প্রয়োজন অনুযায়ী টাকা সংগ্রহ করতে পারে।
ডিপোজিট শিডিউলগুলি এটি করার জন্য কাঠামো সরবরাহ করে।
ডিপোজিট শিডিউল বনাম অনানুষ্ঠানিক পেমেন্টের অনুরোধ
একটি সুসংগঠিত ডিপোজিট শিডিউল এবং একটি অনানুষ্ঠানিক পেমেন্টের অনুরোধের মধ্যে একটি গুরুত্বপূর্ণ পার্থক্য রয়েছে।
একটি অনানুষ্ঠানিক অনুরোধ দেখতে এমন হতে পারে:
"আমাদের আরও $100,000 দরকার। অনুগ্রহ করে আপনার অংশ আগামী শুক্রবারের মধ্যে পাঠান।"
এটি যোগাযোগ।
একটি ডিপোজিট শিডিউল হল একটি আর্থিক রেকর্ড।
এটি উত্তর দিতে পারে:
- এই টাকা কেন সংগ্রহ করা হচ্ছে?
- কত টাকা প্রয়োজন?
- কখন পরিশোধ করা উচিত?
- প্রতিটি সহ-মালিকের কত টাকা বকেয়া?
- প্রতিটি ব্যক্তি কত টাকা পরিশোধ করেছে?
- কার বকেয়া আছে?
- মোট কত টাকা সংগ্রহ করা হয়েছে?
প্রকল্প যত বড় হয়, পার্থক্য তত বেশি গুরুত্বপূর্ণ হয়ে ওঠে।
ব্যক্তিগত অবদানগুলি কীভাবে গণনা করা হয়?
একটি ডিপোজিট শিডিউল কেবল মোট পরিমাণ সমস্ত সদস্যের মধ্যে সমানভাবে ভাগ করবে না।
সহ-মালিকদের ভিন্ন ভিন্ন মালিকানা শতাংশ এবং মালিকানা গুণক থাকতে পারে।
ধরা যাক, একটি প্রকল্পের $100,000 সংগ্রহ করতে হবে এবং এর চারটি সদস্য রয়েছে:
| সদস্য | মালিকানা |
|---|---|
| মালিক A | 40% |
| মালিক B | 30% |
| মালিক C | 20% |
| মালিক D | 10% |
প্রাথমিক বরাদ্দ হবে:
- মালিক A — $40,000
- মালিক B — $30,000
- মালিক C — $20,000
- মালিক D — $10,000
প্রকল্পের সংজ্ঞায়িত মালিকানা নিয়মগুলি চূড়ান্ত বরাদ্দ কীভাবে গণনা করা হবে তা নির্ধারণ করে।
গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল, গণনাটি সুসংগত, স্বচ্ছ এবং ট্রেসযোগ্য হওয়া উচিত।
পূর্ববর্তী পেমেন্টও গুরুত্বপূর্ণ
একজন সদস্যের বরাদ্দ মানে এই নয় যে তাদের পুরো পরিমাণ আবার পরিশোধ করতে হবে।
ধরা যাক:
বর্তমান বরাদ্দ: $30,000
ইতিমধ্যে পরিশোধিত: $20,000
বাকি পরিমাণ হল:
$10,000
ডিপোজিট শিডিউলে তাই নিম্নলিখিতগুলির মধ্যে পার্থক্য করা উচিত:
বরাদ্দকৃত পরিমাণ
এবং
বকেয়া পরিমাণ
এটি পেমেন্টের অবস্থা বোঝা অনেক সহজ করে তোলে।
অতিরিক্ত পেমেন্টের কী হবে?
কখনও কখনও একজন সহ-মালিক তাদের বর্তমান বাধ্যবাধকতার চেয়ে বেশি পরিশোধ করেন।
উদাহরণস্বরূপ:
বর্তমান বরাদ্দ: $30,000
পেমেন্ট: $35,000
অতিরিক্ত $5,000 কেবল প্রকল্পের রেকর্ডে হারিয়ে যাওয়া উচিত নয়।
এটি সেই সদস্যের জন্য একটি ক্রেডিট ব্যালেন্স হতে পারে।
সেই ক্রেডিট তখন ভবিষ্যতের বাধ্যবাধকতার বিরুদ্ধে প্রয়োগ করা যেতে পারে।
এটি দীর্ঘমেয়াদী প্রকল্পগুলির জন্য বিশেষভাবে কার্যকর যেখানে সদস্যরা অগ্রিম অবদান রাখতে পারেন।
একটি সুসংগঠিত ডিপোজিট সিস্টেম তাই নিম্নলিখিতগুলির জন্য হিসাব রাখতে সক্ষম হওয়া উচিত:
বরাদ্দ → পেমেন্ট → বকেয়া / ক্রেডিট
একটি ডিপোজিট শিডিউলের অগ্রগতি ট্র্যাক করা
শিডিউল তৈরি করা কেবল শুরু।
তহবিলের অনুরোধটি কতটা সফলভাবে সংগ্রহ করা হচ্ছে তা প্রকল্পের জানা দরকার।
উদাহরণস্বরূপ:
মোট নির্ধারিত: $200,000
সংগ্রহিত: $175,000
বকেয়া: $25,000
প্রকল্পটি ব্যক্তিগত অগ্রগতিও ট্র্যাক করতে পারে।
| সদস্য | বরাদ্দ | পরিশোধিত | অগ্রগতি |
|---|---|---|---|
| মালিক A | $80,000 | $80,000 | 100% |
| মালিক B | $60,000 | $45,000 | 75% |
| মালিক C | $40,000 | $40,000 | 100% |
| মালিক D | $20,000 | $10,000 | 50% |
এটি ফিনান্স ম্যানেজারকে সংগ্রহের অগ্রগতির একটি লাইভ ভিউ দেয়।
এটি ফলো-আপও অনেক সহজ করে তোলে।
সবার কাছে আপডেটের জন্য জিজ্ঞাসা করার পরিবর্তে, প্রকল্পটি ঠিক কোন সদস্যদের বকেয়া আছে তা চিহ্নিত করতে পারে।
তহবিলকে নির্মাণ মাইলফলকের সাথে সংযুক্ত করা
সবচেয়ে দরকারী ধারণাগুলির মধ্যে একটি হল একটি ডিপোজিট শিডিউলকে একটি নির্মাণ মাইলফলকের সাথে সংযুক্ত করা।
ধরা যাক, প্রকল্পের একটি মাইলফলক আছে যার নাম:
দ্বিতীয় তলার স্ট্রাকচারাল কাজ
প্রকল্পটি সেই ধাপের জন্য তহবিল সংগ্রহের জন্য একটি সংশ্লিষ্ট ডিপোজিট শিডিউল তৈরি করতে পারে।
এখন একটি সরাসরি সম্পর্ক রয়েছে:
নির্মাণ মাইলফলক → তহবিলের প্রয়োজনীয়তা → ডিপোজিট শিডিউল → সদস্যের অবদান
এটি আর্থিক অনুরোধের প্রেক্ষাপট প্রদান করে।
সহ-মালিকদের কেবল টাকার জন্য জিজ্ঞাসা করা হচ্ছে না।
তারা বুঝতে পারে যে এই তহবিল কোন প্রকল্পের কার্যকলাপের সাথে যুক্ত।
কেন এই সংযোগ গুরুত্বপূর্ণ?
আর্থিক তথ্য আরও বেশি অর্থপূর্ণ হয় যখন এটি নির্মাণ অগ্রগতির সাথে সংযুক্ত থাকে।
দুটি পরিস্থিতি বিবেচনা করুন।
পরিস্থিতি A
"আমরা এই মাসে $150,000 সংগ্রহ করেছি।"
এটি দরকারী, কিন্তু অসম্পূর্ণ।
পরিস্থিতি B
"আমরা স্ট্রাকচারাল কাজের মাইলফলকের জন্য $150,000 সংগ্রহ করেছি, যা বর্তমানে 70% সম্পূর্ণ।"
এটি অনেক বেশি তথ্যপূর্ণ।
দ্বিতীয় বিবৃতিটি টাকা এবং শারীরিক প্রকল্পের অগ্রগতির মধ্যে সংযোগ স্থাপন করে।
এটি আর্থিক ব্যবস্থাপনাকে নির্মাণ ব্যবস্থাপনার সাথে একীভূত করার অন্যতম প্রধান সুবিধা।
ডিপোজিট শিডিউল ম্যানুয়াল কাজ কমায়
সুসংগঠিত শিডিউল ছাড়া, ফিনান্স ম্যানেজারকে বেশ কয়েকটি পৃথক রেকর্ড বজায় রাখতে হতে পারে।
প্রতিটি তহবিলের অনুরোধের জন্য, তাদের নিম্নলিখিতগুলি করতে হতে পারে:
- প্রতিটি সদস্যের অংশ গণনা করুন।
- পেমেন্টের নির্দেশাবলী পাঠান।
- পেমেন্ট রেকর্ড করুন।
- ব্যাংক স্টেটমেন্ট চেক করুন।
- স্প্রেডশীট আপডেট করুন।
- বকেয়া ব্যালেন্স গণনা করুন।
- অগ্রিম পেমেন্ট ট্র্যাক করুন।
- রিমাইন্ডার পাঠান।
- সংগ্রহের রিপোর্ট প্রস্তুত করুন।
তারপর পরবর্তী তহবিলের অনুরোধের জন্য একই প্রক্রিয়া আবার শুরু হয়।
একটি সুসংগঠিত ডিপোজিট শিডিউল এই তথ্যের বেশিরভাগই কেন্দ্রীভূত করতে পারে।
প্রকল্পের তহবিলের অনুরোধের জন্য একটি রেকর্ড এবং প্রতিটি সদস্যের জন্য একটি স্পষ্ট বরাদ্দ থাকে।
পেমেন্টগুলি তখন সেই বরাদ্দগুলির বিরুদ্ধে রেকর্ড করা যেতে পারে।
ডিপোজিট শিডিউল জবাবদিহিতা তৈরি করে
একটি সুসংগঠিত শিডিউল উভয় পক্ষের জন্য জবাবদিহিতা তৈরি করে।
প্রকল্পের জন্য
প্রকল্প জানে:
- কত তহবিল অনুরোধ করা হয়েছিল
- কত সংগ্রহ করা হয়েছে
- কত বকেয়া আছে
- কোন সদস্যরা পিছিয়ে আছে
- কোন নির্মাণ ধাপটি তহবিল সমর্থন করে
সহ-মালিকের জন্য
সদস্য জানেন:
- তাদের কত অবদান রাখার কথা
- কেন তাদের অবদান রাখতে বলা হচ্ছে
- তারা ইতিমধ্যে কত পরিশোধ করেছে
- কত বকেয়া আছে
- তাদের একটি ক্রেডিট ব্যালেন্স আছে কিনা
এটি অস্পষ্টতা কমায়।
একজন সদস্য পরিশোধ না করলে কী হবে?
নির্মাণ শিডিউল প্রায়শই সময়মতো তহবিলের উপর নির্ভর করে।
যদি বেশ কয়েকজন সদস্য সময়মতো অবদান না রাখেন, তাহলে প্রকল্পটি নগদ-প্রবাহ সমস্যার সম্মুখীন হতে পারে।
একটি ডিপোজিট শিডিউল পরিস্থিতি দৃশ্যমান করে তোলে।
উদাহরণস্বরূপ:
নির্ধারিত: $200,000
সংগ্রহিত: $150,000
বকেয়া: $50,000
ফিনান্স ম্যানেজার অবিলম্বে বকেয়া পরিমাণের জন্য দায়ী সদস্যদের চিহ্নিত করতে পারে।
এটি একজন ঠিকাদারকে অর্থ পরিশোধ করার চেষ্টা করার পরে ঘাটতি আবিষ্কার করার চেয়ে অনেক বেশি কার্যকর।
এটি গ্রুপকে নির্মাণ অগ্রগতি প্রভাবিত করার আগে সমস্যাটি সমাধান করার সুযোগও দেয়।
ডিপোজিট শিডিউলের নির্দিষ্ট তারিখ থাকা উচিত
একটি তহবিলের অনুরোধের একটি স্পষ্ট সংগ্রহ সময়কাল থাকা উচিত।
উদাহরণস্বরূপ:
শুরু: সেপ্টেম্বর ১
শেষ: সেপ্টেম্বর ৩০
এটি অবদানের জন্য একটি নির্দিষ্ট সময়সীমা প্রদান করে।
এটি প্রকল্পকে বকেয়া পেমেন্টগুলি আরও স্পষ্টভাবে চিহ্নিত করতেও সহায়তা করে।
নির্দিষ্ট তারিখ ছাড়া, "শীঘ্রই পরিশোধ করুন" অস্পষ্ট থাকতে পারে।
একটি নির্দিষ্ট শিডিউল সহ, প্রকল্পটি নিম্নলিখিতগুলির মধ্যে পার্থক্য করতে পারে:
- এখনো বকেয়া হয়নি
- বকেয়া
- আংশিকভাবে পরিশোধিত
- সম্পূর্ণ পরিশোধিত
- বকেয়া (ওভারডিউ)
এটি একটি অনেক স্পষ্ট আর্থিক প্রক্রিয়া তৈরি করে।
ডিপোজিট শিডিউল কেবল অর্থ সম্পর্কে নয়
যদিও প্রাথমিক উদ্দেশ্য আর্থিক সংগ্রহ, ডিপোজিট শিডিউলগুলি প্রকল্পের যোগাযোগও উন্নত করে।
একজন সহ-মালিক বুঝতে পারেন:
কীসের জন্য তহবিল সংগ্রহ করা হচ্ছে?
আমার কত বকেয়া আছে?
কখন এটি বকেয়া?
আমি কত পরিশোধ করেছি?
কত বাকি আছে?
এই তহবিল কোন নির্মাণ কার্যকলাপের সাথে যুক্ত?
এই প্রেক্ষাপটটি মূল্যবান।
এটি একটি পেমেন্টের অনুরোধকে একটি বিচ্ছিন্ন আর্থিক বার্তা থেকে প্রকল্পের সামগ্রিক পরিকল্পনার একটি অংশে রূপান্তরিত করে।
CoBuild Manager কীভাবে ডিপোজিট শিডিউল পরিচালনা করে?
CoBuild Manager তার আর্থিক ব্যবস্থার অংশ হিসাবে ডেডিকেটেড ডিপোজিট শিডিউল ম্যানেজমেন্ট প্রদান করে।
একটি শিডিউলে থাকতে পারে:
- নাম
- বিবরণ
- তারিখের সীমা
- ডিপোজিটের ধরন
- মোট তহবিলের প্রয়োজনীয়তা
- প্রতি সদস্যের বরাদ্দ
- পেমেন্টের অগ্রগতি
- বকেয়া পরিমাণ
- সংশ্লিষ্ট প্রকল্পের মাইলফলক
যখন একটি শিডিউল তৈরি করা হয়, তখন সিস্টেম প্রকল্পের মালিকানা কনফিগারেশনের উপর ভিত্তি করে প্রতিটি সহ-মালিকের জন্য প্রত্যাশিত অবদান গণনা করে এবং রেকর্ড করে।
সিস্টেম তখন ট্র্যাক করতে পারে:
বকেয়া পরিমাণ → পরিশোধিত পরিমাণ → বকেয়া → অগ্রগতি %
পূর্ববর্তী অতিরিক্ত পেমেন্ট থেকে ক্রেডিট ব্যালেন্সও সামনে নিয়ে যাওয়া যেতে পারে এবং ভবিষ্যতের বাধ্যবাধকতার বিরুদ্ধে ব্যবহার করা যেতে পারে।
এটি বিচ্ছিন্ন পেমেন্টের অনুরোধের একটি সিরিজের পরিবর্তে একটি ধারাবাহিক আর্থিক রেকর্ড তৈরি করে।
তহবিলের অনুরোধ থেকে নির্মাণ অগ্রগতি পর্যন্ত
একটি ডিপোজিট শিডিউলের আসল মূল্য আরও স্পষ্ট হয় যখন এটি প্রকল্পের বাকি অংশের সাথে সংযুক্ত থাকে।
এই প্রবাহটি বিবেচনা করুন:
মাইলফলক তৈরি করা হয়েছে
↓
তহবিলের প্রয়োজনীয়তা চিহ্নিত করা হয়েছে
↓
ডিপোজিট শিডিউল তৈরি করা হয়েছে
↓
ব্যক্তিগত সদস্যের বরাদ্দ গণনা করা হয়েছে
↓
সদস্যরা পেমেন্ট করে
↓
সংগ্রহের অগ্রগতি ট্র্যাক করা হয়েছে
↓
নির্মাণ কাজ এগিয়ে যায়
↓
ব্যয় প্রকল্পের বিরুদ্ধে রেকর্ড করা হয়েছে
এটি প্রকল্পের আর্থিক এবং শারীরিক দিকগুলিকে সংযুক্ত করে।
গ্রুপটি কেবল কত টাকা সংগ্রহ করা হয়েছে তা দেখতে পায় না, বরং কেন এটি সংগ্রহ করা হয়েছিল এবং এটি নির্মাণ পরিকল্পনার সাথে কীভাবে সম্পর্কিত তাও দেখতে পায়।
উপসংহার
একটি নির্মাণ প্রকল্পের বিভিন্ন পর্যায়ে অর্থের প্রয়োজন হয়।
একটি সহ-মালিকানাধীন প্রকল্পের জন্য, সেই অর্থ ন্যায্য ও স্বচ্ছভাবে সংগ্রহ করার জন্য কেবল একটি মেসেজিং গ্রুপের মাধ্যমে পেমেন্টের অনুরোধ পাঠানোর চেয়ে বেশি কিছু প্রয়োজন।
একটি ডিপোজিট শিডিউল প্রতিটি তহবিল চক্র পরিচালনা করার জন্য একটি সুসংগঠিত উপায় প্রদান করে।
এটি নির্ধারণ করে:
- প্রকল্পের কত টাকা প্রয়োজন
- কখন টাকার প্রয়োজন
- প্রতিটি সহ-মালিকের কত অবদান রাখা উচিত
- প্রতিটি ব্যক্তি কত পরিশোধ করেছে
- কত বকেয়া আছে
- কারও ক্রেডিট ব্যালেন্স আছে কিনা
- কোন নির্মাণ মাইলফলকটি তহবিল সমর্থন করে
সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ, এটি সহ-মালিকের অবদান এবং নির্মাণ অগ্রগতির মধ্যে একটি স্পষ্ট সংযোগ তৈরি করে।
যখন তহবিলের অনুরোধগুলি সুসংগঠিত হয়, পেমেন্টের অবস্থা দৃশ্যমান হয় এবং ব্যক্তিগত বাধ্যবাধকতাগুলি ধারাবাহিকভাবে গণনা করা হয়, তখন প্রকল্পের অর্থায়ন পরিচালনা করা উল্লেখযোগ্যভাবে সহজ হয়ে যায়।
একটি কো-বিল্ড প্রকল্পের জিজ্ঞাসা করা উচিত নয়, "কে পরিশোধ করেছে?"
এটি ইতিমধ্যে জানা উচিত।